业界目前针对ASPICE等级的要求,以等级2与等级3为主;关于等级与评分的定义,请读者分别参考:
什么是ASPICE? —各等级的定义
达成等级1、等级2、等级3的条件—评估的定义
等级2必须建立在等级1已达成且得分为F的前提下,因此也请读者参考等级1的说明,本篇文章将针对等级2和等级3的细部流程属性进行说明。
· 等级2的流程属性(PA)
PA2.1:绩效管理(Performance Management): 7个通用实践及7个通用资源。
PA2.2:工作产出管理(Work Product Management): 4个通用实践及8个通用资源。
· PA2.1 绩效管理(Performance Management)
1. 目的
流程的绩效被管理。
2. 成果
识别流程的绩效目标
计划流程的绩效
监控流程的绩效
调整流程绩效以满足计画
定义、分派与沟通执行流程的责任与权责
执行流程的人员已做好履行职责的准备
识别、提供、分配、使用执行流程所需的资源和资讯
管理参与人员间的介面,以确保有效的沟通和明确的责任分派
3. 通用实践(GP)
GP 2.1.1 Identify the objectives for the performance of the process.
GP 2.1.1识别流程的绩效目标
Performance objectives are identified based on process requirements.
The scope of the process performance is defined.
Assumptions and constraints are considered when identifying the performance objectives.
根据流程要求识别绩效目标
定义流程绩效的范围
识别绩效目标时考量假设与限制
NOTE 1: Performance objectives may include
(1) timely production of artifacts meeting the defined quality criteria,
(2) process cycle time or frequency
(3) resource usage; and
(4) boundaries of the process.
NOTE 2: At minimum, process performance objectives for resources, effort and schedule should be stated.
备注1:绩效目标可包含
(1)及时生产的产物符合已定义的品质标准
(2)流程周期时间或频率
(3)资源使用
(4)流程的边界
备注2:最低限度,可标注资源、工作量和时程的流程绩效目标。
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GP 2.1.3 Monitor the performance of the process against the plans.
GP 2.1.3根据计画监控流程绩效
[Achievement c]
The process is performed according to the plan(s).
Process performance is monitored to ensure planned results are achieved and to identify possible deviations
根据计划执行流程
监控流程绩效以确保实现计划的结果,并识别可能的偏差
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GP 2.1.4 Adjust the performance of the process.
GP 2.1.4调整流程绩效
[Achievement d]
Process performance issues are identified.
Appropriate actions are taken when planned results and objectives are not achieved.
The plan(s) are adjusted, as necessary.
Rescheduling is performed as necessary.
识别流程绩效的问题
当计划结果与目标未被达成时,采取适当的行动
必要时,调整计划
必要时,实施重新排程
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GP 2.1.5 Define responsibilities and authorities for performing the process.
GP 2.1.5定义执行流程的职责与权责
[Achievement e]
Responsibilities, commitments and authorities to perform the process are defined, assigned and communicated.
Responsibilities and authorities to verify process work products are defined and assigned.
The needs for process performance experience, knowledge and skills are defined.
定义、分派和沟通执行流程的职责、承诺及权责
定义和分派验证流程工作产出的职责与权责
定义流程绩效所需的经验、知识和技能
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GP 2.1.6 Identify, prepare, and make available resources to perform the process according to plan.
GP 2.1.6识别、准备和提供资源,以便按计划执行流程
[Achievement f,g]
The human and infrastructure resources, necessary for performing the process are identified made available, allocated and used.
The individuals performing and managing the process are prepared by training, mentoring, or coaching to execute their responsibilities.
The information necessary to perform the process is identified and made available.
识别、提供、分配和使用执行流程所需的人力和基础设施资源
执行和管控流程的相关人员透过培训、指导或辅导来履行其职责
识别和提供执行流程所需要的资讯
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GP 2.1.7 Manage the interfaces between involved parties.
GP 2.1.7管理参与人员间的介面
[Achievement h]
The individuals and groups involved in the process performance are determined.
Responsibilities of the involved parties are assigned.
Interfaces between the involved parties are managed.
Communication is assured between the involved parties.
Communication between the involved parties is effective.
决定参与流程绩效的个人或小组
分派参与人员的责任
管理参与人员间的媒介(沟通管道)
保障参与人员间的沟通
参与人员间的沟通是有效的
实现GP2.1.7的最佳方式便是建立一个沟通计划书,针对项目团队中「重要」的沟通时机做管控,保障沟通的成效。
补充个小故事:
苹果的创始人贾伯斯,对于会议的效率有着非常执着的效率要求。《简单:打破复杂,创造绝对优势》的作者肯恩‧西格尔(Ken Segall),长期与贾伯斯共事,在书本的内文西格尔写了一个关于开会的小故事:
有一次,苹果广告投放公司准备要和贾伯斯进行每周的例行会议,会议开始时,贾伯斯注意到会议中来了一位新来的同事,然后贾伯斯突然停下来,他的眼睛牢牢钉住会议室里某个不对劲的人。他指着Lorrie问道,『你是谁?』
Lorrie镇定地解释,她是销售计划相关的一员,受邀参加会议。
贾伯斯听完,有礼貌地请她离开,并说道:
「我觉得你没有必要参加这次会议,谢了,Lorrie。」
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并非所有的人都需要参与每一个会议!笔者曾经在一家评估公司时,发现该公司于每个一会议都邀请了全部的同事参与会议,项目经理解释道,他们觉得每位同事都有学习的必要性。
但是,在追问会议议程、频率,与项目的进度状况时,项目经理又表示项目进度落后,原因竟然也是因为大家都把时间花在会议的参与上。
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3. 通用资源(GR)
Human resources with identified objectives, responsibilities and authorities
具有目标、责任与权责的人力资源
[Achievement e,f,h]
Facilities and infrastructure resources
设备与基础设施资源
[Achievement g,h]
Project planning, management and control tools, including time and cost reporting
项目计划、管理和控制工具,包含时间和花费报告
[Achievement a,b,c,d]
Workflow management system
工作流程管理系统
[Achievement d,f,g,h]
Email and/or other communication mechanisms
Email和/或其他沟通机制
[Achievement b,c,d,f,g,h]
Information and/or experience repository
信息和/或经验资料库
[Achievement b,d,e]
Problem and issues management mechanisms
问题和议题管理机制
[Achievement c]
· PA2.2 工作产出管理(Work Product Management)
1. 目的
流程产生的工作产出被适当管理
2. 成果
识别流程工作产出的要求
定义纪录与控制工作产出的要求
适当地识别、纪录与控制工作产出
工作产出根据计划安排进行审查,并根据必要进行调整,以满足要求
备注1:工作产出的纪录和控制要求可能包括:变更识别和状态修订、工作产出的批准和重新批准、分派工作产出,以及在使用时机提供适用工作产出的相关版本。
备注2:本条款中提到的工作产出是透过流程结果实现流程目的的结果。(意指:流程目的被达成时,应产出的工作产出)
3. 通用实践(GP)
GP 2.2.1 Define the requirements for the work products.
GP 2.2.1定义工作产出的要求
[Achievement a]
The requirements for the work products to be produced are defined. Requirements may include defining contents and structure.
Quality criteria of the work products are identified.
Appropriate review and approval criteria for the work products are defined.
定义要产生的工作产出要求
识别工作产出的品质标准
定义适当审查及批准工作产出的标准
工作产出(Work Product)的要求,简单的来说就是工作产出的范本(Template),使用共同的范本将有助于产出有品质的工作产出。
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GP 2.2.2 Define the requirements for documentation and control of the work products.
GP 2.2.2定义纪录和控制工作产出的要求
[Achievement b]
Requirements for the documentation and control of the work products are defined. Such requirements may include requirements for
(1) distribution,
(2) identification of work products and their components and
(3) traceability.
Dependencies between work products are identified and understood.
Requirements for the approval of work products to be controlled are defined.
定义纪录(文件化)和控制工作产出的要求。这些要求可包含:
1)分派(分发)
2)识别工作产出及其组成
3)追溯性
识别和理解工作产出间的相依性
定义所需控制工作产出的批准要求
讲到工作产出的控管,一般比较好理解的就是在项目团队中,内建一个类似文控(Document Control Center, DCC)的角色,专案中的DCC并不用涉及到文件的发行,但是针对需要被基准(Baseline)的文件需要严格的执行。
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GP 2.2.3 Identify, document and control the work products.
GP 2.2.3识别、纪录和控制工作产出
[Achievement c]
The work products to be controlled are identified.
Change control is established for work products.
The work products are documented and controlled in accordance with requirements.
Versions of work products are assigned to product configurations as applicable.
The work products are made available through appropriate access mechanisms.
The revision status of the work products may readily be ascertained.
识别所需控制的工作产出
建立工作产出的变更控制
根据(由GP2.2.2所定义的)要求纪录和控制工作产出
工作产出的版本在适用时分配给建构产品(Product Configuration)
根据适当的存取机制提供工作产出
工作产出的修订状态可被容易的确认
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GP 2.2.4 Review and adjust work products to meet the defined requirements.
GP 2.2.4审查和调整工作产出以满足要求
[Achievement d]
Work products are reviewed against the defined requirements in accordance with planned arrangements.
Issues arising from work product reviews are resolved.
根据计画安排及(由GP2.2.1定义的)标准,审查工作产出
解决工作产出审查所产生的问题
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4. 通用资源(GR)
Requirement management method/toolset
要求管理方法/工具
[Achievement a,b,c]
Configuration management system
建构管理系统
[Achievement b,c]
Documentation elaboration and support tool
文件制作和支援工具
[Achievement b,c]
Document identification and control procedure
文件识别和控管程序
[Achievement b,c]
Work product review methods and experiences
工作产出审查方法及经验
[Achievement d]
Review management method/toolset
审查管理方法/工具
[Achievement d]
Intranets, extranets and/or other communication mechanisms
内部联网、外部联网和/或其他沟通机制
[Achievement b,c]
Problem and issue management mechanisms
问题及议题管理机制
[Achievement d]
· 补充说明
1. 关于PA2.1
在GP2.1.1到GP2.1.7中,各位应不难看出这跟MAN.3(项目管理)流程有高度的相似性,其中的差异在于PA2.1更强调可量化的绩效,在一般的项目管理,是针对各别流程目标进行管理,但是这些目标仅透过工作项目及工作产出来进行管理,所谈到的目标相对而言较为抽象;相较于等级1,在PA2.1所需要的是量化的绩效指标,换句话说,就是KPI(Key Performance Indicator),每个流程需要根据其目标定义相对应的KPI,并且透过定期的监控,监督KPI的达成率,并在未达成时必要的调整作法以满足KPI的要求。
如何定义各流程的KPI?
一般来说,可以透过GQIM(Goal、Question、Indicator、Metrics)来制定各流程的KPI,相关步骤请参考:
1)识别各流程的目的(Objectives):可参考各流程的Outcome
2)定义每个流程的目标(Goal):各流程有BP的要求,可根据BP的要求定义该流程执行的目标,换句话说就是,希望执行到多好?
3)发问(Question):根据目标发问,可以从不同的方面找出问题。例如:时间上的问题、品质的问题、管理的问题、资源的问题等。
4)制定指标(Indicator):根据回答上述问题来制定可能的指标。
5)根据指标来制定量化量测指标(Metrics):根据指标来进一步量化并制定可能的量测方式与时机
范例:SYS.2
其中,第六个流程目的为「利益相关方需求与系统需求的一致性与双向可追溯性被建立」
2)定义目标:
--目标1:利益相关方需求与系统需求的双向追溯性需要被完整建立
--目标2:利益相关方需求与系统需求的一致性需要被完整确保
3)发问:
--针对目标1:如何才算完整?双向追溯的细致度要到多细?
--针对目标2:如何才算完整?一致性该如何被达成?
4)制定指标:
--针对目标1:单一利益相关方需求与单一系统需求需建立100%的双向追溯
--针对目标2:透过查检表问题,抽查单一利益相关方需求与单一系统需求,需100%通过。
5)制定量化量测指标:
--针对目标1: (可追溯回利益相关方需求的系统需求/所有系统需求)*100% = 100%
--针对目标2: 1/10的抽样;(查检表关于一致性的问题通过数/所有查检表一致性问题)*100% = 100%
--针对目标1、目标2:量测时机为当系统需求规格书被审查时。
当MAN.3被评分为低分时,将会影响到PA2.1的评分。因此,如果要达成等级2,必要将MAN.3的基础实践的达成率提高!整个ASPICE中的关键,即是项目管理。
2. 关于PA2.2
其中的四条GP要求是针对工作产出的本身要求及管理机制。眼尖的读者应该会发现这跟SUP.8、SUP.4(或SUP.2)和SUP.9有一些关联。其中,SUP.8管控所有专案过程中的工作产出,包含工作产出的本身要求(文件的标准格式、命名、编号、修订纪录等),SUP.4(或SUP.2)则掌管工作产出的审查,SUP.9则根据审查过程所发现的问题进行管理。因此,这两者间的评分是有相依关系的,达成等级2的次要关键,便是这三个流程(SUP.8, SUP.4, SUP.9)。
虽说PA2.2跟SUP.8、SUP.4(或SUP.2)和SUP.9有关联,但是实际的差异点在哪里?简单的来说,SUP.8只提到对于工作产出要进行建构管理,但是工作产出的品质标准并没有详细的说明。
举个例子来说:项目开始前,需要制定一份项目管理计划,项目经理首先开启了一份空白的Word开始着手撰写了一份项目管理计划,该计划产出后经项目经理简单确认后,便由建构管理工程师进行文件的控管。另外一个项目启动,另外一位项目经理也启了一份空白的Word,并着手撰写了一份项目管理计划,后续一样的模式,交由该项目的建构管理工程师进行文件的控管。
上述的情况,在ASPICE等级1评估是可以达成F的成绩的。但是,如果放在ASPICE等级2评估,则PA2.2的评分将会只有P。
原因如下:
项目A与项目B虽都有项目计划,但是最后产出的计划书,其格式、内容、架构并不相同,因此这项工作产出的品质是不可预测的。
项目A与项目B的项目计划,并没有经过审查就纳入控管。
由于建构管理的控管方式并没有详加制定,因此可以推测项目A与项目B的建构管理工程师是透过不同的系统、工具、方法来管控工作产出,这也是不可预测的。
如果要符合PA2.2的要求,在这个范例中将需要:
制定计划书范本,让不同的项目经理都可以依造范本撰写项目计划书,而非从零开始制作。
根据计划书范本,编撰一个审查用查检表,让审查小组可以透过该查检表进行项目计划书的审查。
针对项目的工作产出,订定档案、权限、存取、管理工具等标准,让不同的建构管理工程师可依据此标准执行工作产出的管制。
3. 评估的相依性
根据笔者的整理,PA2.1自身及PA2.2自身都有相依关系。PA2.1的关联性,请参考下图。其关系相依性,请参考:
GP2.1.2必须根据GP2.1.1来进行定义。
GP2.1.3必须根据GP2.1.2来进行实行。
GP2.1.4必须根据GP2.1.1、GP2.1.2及GP2.1.3来进行实行。
(备注:主要的触发条件在GP2.1.3,当条件被触发,则根据GP2.1.1定义的目标及GP2.1.2的计划进行绩效的调整)
GP2.1.6必须根据GP2.1.2及GP2.1.5来进行资源的准备。
(备注:GP2.1.2制定了计划,GP2.1.5定义了人员的职责与权责,因此GP2.1.6根据以上进行资源的准备与提供)
GP2.1.7建议可根据GP2.1.5的定义进行管理
ASPICE Level 2 PA2.1自身的相依性关系
PA2.2的关联性,请参考下图。其关系相依性,请参考:
GP2.2.4必须根据GP2.2.1来进行实做。
GP2.2.3必须根据GP2.2.2来进行实做。
4. 与其他等级PA的相依关系
读者应该会发现,等级2的PA2.1、PA2.2要求与等级1各流程的BP有部分重叠,笔者将会额外撰写一篇文章来讲述不同等级之间的相依关系。